Häufige Fragen zur E-Rechnung
XRechnung, ZUGFeRD, Fristen, Validierung, Archivierung und Datenschutz — kompakt beantwortet.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat (XML) nach der europäischen Norm EN 16931. Sie ist bei Rechnungen an deutsche Behörden bereits Pflicht und wird im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Anders als eine PDF-Rechnung kann sie von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD kombiniert ein PDF (für Menschen lesbar) mit eingebettetem XML (für Maschinen lesbar) in einer Datei. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Welches Format Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab — E-Rechnung Autopilot erstellt beide.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig.
Sind meine Rechnungsdaten sicher?
Ja. Die Speicherung Ihrer Daten findet ausschließlich auf Servern in Deutschland statt (Frankfurt am Main und Berlin). Für die KI-gestützte Felderkennung wird die Rechnung an unseren KI-Dienstleister übermittelt — Details dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Ihre Rechnungen werden nicht zu Werbezwecken ausgewertet und nicht an sonstige Dritte weitergegeben.
Wird die erzeugte E-Rechnung geprüft?
Jede erzeugte Datei wird automatisch mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft — demselben Prüfwerkzeug, das auch Behörden einsetzen. Sie sehen das Prüfergebnis, bevor Sie die Datei herunterladen.
Was passiert mit meinen hochgeladenen Rechnungen?
Sie werden gelöscht. Hochgeladene PDF-Dateien und die daraus erzeugten Daten werden nach Abschluss der Konvertierung automatisch und unwiderruflich gelöscht — spätestens 24 Stunden nach der Erzeugung der XML-Datei. Eine dauerhafte Aufbewahrung findet nur statt, wenn Sie eine Rechnung ausdrücklich archivieren (GoBD-Archiv, Opt-in).
Darf ich ab 2025 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Übergangsweise ja: Bis Ende 2026 dürfen PDF- und Papierrechnungen im B2B-Bereich weiter verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 (je nach Umsatz) ist die E-Rechnung im strukturierten Format verpflichtend. Eine einfache PDF-Datei gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Was kostet E-Rechnung Autopilot?
Eine Konvertierung ist ohne Anmeldung kostenlos möglich. Mit kostenlosem Konto konvertieren Sie 10 Rechnungen pro Monat. Für höhere Volumen gibt es Starter (19 € / Monat, 100 Konvertierungen) und Pro (49 € / Monat, 500 Konvertierungen). Ohne Abo gibt es das Prepaid-20-Paket: 20 Konvertierungen für einmalig 7,99 €, das Guthaben verfällt nicht. Alle Preise zzgl. USt.; das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§14 BGB).
Zählt eine erneute Prüfung derselben Rechnung als neue Konvertierung?
Nein. Eine Konvertierung ist erst dann verbraucht, wenn eine XML-Datei erfolgreich erzeugt wurde. Das erneute Bearbeiten, Korrigieren oder Validieren derselben Rechnung ist kostenlos und verbraucht kein Kontingent.
Kann ich ein Sammel-PDF mit mehreren Rechnungen hochladen?
Ja. Enthält eine PDF-Datei mehrere eigenständige Rechnungen (z.B. mehrere Dokumente in einem Scan), erkennt E-Rechnung Autopilot das automatisch und bietet an, alle Rechnungen in einem Durchgang zu konvertieren — bis zu 10 Rechnungen pro Datei. Jede Rechnung wird einzeln geprüft, generiert und heruntergeladen (einzeln oder als ZIP) — und zählt als eine eigene Konvertierung Ihres Kontingents. Für diese Funktion ist ein Konto erforderlich; ohne Anmeldung kann nur eine einzelne Rechnung konvertiert werden.
Was ist der KoSIT-Validator?
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt den XRechnung-Standard und stellt das offizielle Prüfwerkzeug bereit. Es prüft, ob eine E-Rechnung alle Geschäftsregeln der EN 16931 und der deutschen CIUS XRechnung erfüllt. E-Rechnung Autopilot validiert jede erzeugte Datei automatisch mit diesem Werkzeug.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Belege unveränderbar, vollständig und über die gesetzliche Frist (in der Regel 8 Jahre für Buchungsbelege) aufbewahrt werden. E-Rechnung Autopilot bietet dafür ein optionales Archiv: Nur Rechnungen, die Sie ausdrücklich archivieren, werden aufbewahrt — auf Servern in Deutschland.
Wo werden meine Daten verarbeitet und gespeichert?
Datenbank und Archiv laufen in Frankfurt am Main, die Anwendung selbst auf Servern in Berlin. Für die KI-Felderkennung wird die Rechnung an Anthropic (USA) übermittelt; eine Umstellung auf EU-Verarbeitung (Frankfurt) ist in Arbeit. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Erkennt die KI auch gescannte oder fotografierte Rechnungen?
Ja. Die Felderkennung arbeitet mit einem multimodalen KI-Modell, das auch gescannte PDFs und eingebettete Bilder lesen kann. Bei schlechter Scan-Qualität kann die Erkennungsgenauigkeit sinken — Sie prüfen und korrigieren alle erkannten Felder vor der Erzeugung der XML-Datei.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur bei Rechnungen an deutsche Behörden: Dort identifiziert die Leitweg-ID den Rechnungsempfänger und gehört in das Feld „Buyer Reference". Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich; das Feld kann dann für eine vom Kunden gewünschte Referenz genutzt werden.
Gibt es einen DATEV-Export?
Ein direkter DATEV-Export ist geplant. Schon heute können Sie die erzeugte XRechnung-XML herunterladen und in gängige Buchhaltungssysteme importieren, da das Format EN 16931 breit unterstützt wird.
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